Entonces usted está hablando con su cliente; usted ya está allí con el alcance y el precio; pero ¿estás seguro de que estás pensando en la misma línea que tu cliente?

Un gran número de proyectos de redacción técnica moderna se despega por la razón más básica. ¿Cuántas veces has escuchado …?

– “Hubiera escrito la descripción de manera diferente”.

– Simplemente no es lo que esperaba.

– ¿Dónde están las instrucciones para …

– Por qué no usted describió el …

En grandes proyectos de redacción técnica como los de defensa o plataformas aeroespaciales, los gerentes de proyecto y los especialistas en redacción técnica pueden pasar meses e incluso años, planificando el proyecto antes de escribir una sola palabra. Para cada proyecto, esta fase de planificación se lleva a cabo no solo para garantizar que los escritores sepan qué escribir, sino también para garantizar que el proyecto se pueda lograr en primer lugar; que el cliente sabrá qué se está produciendo para ellos; que luego aceptarán y pagarán los entregables del proyecto; calcular cuánto costará todo; programar el trabajo y mitigar los riesgos potenciales por adelantado.

Para los escritores técnicos independientes o de menor escala, la situación no es diferente. Antes de emprender cualquier proyecto, grande o pequeño, necesitará una declaración clara del requisito. Esta declaración debe articular, sin ambigüedades, lo que su cliente está buscando y lo que le está comprando. Es posible que algunos clientes no tengan esta declaración disponible: esto puede ser por muchas razones y es una oportunidad para ayudarles a articular sus propios requisitos y obtener un acuerdo formal.

La declaración de requisitos es, sin embargo, solo una parte del mapa que está produciendo. Este mapa también deberá mostrar el alcance del trabajo que realizará.

– ¿Cuáles serán sus responsabilidades? ¿Cuáles serán las responsabilidades de su cliente? Haga un registro claro de estos que usted y su cliente acuerden. Esto evita la ambigüedad en el futuro. La ambigüedad en torno a las responsabilidades clave podría perseguirlo en el futuro si no las resuelve claramente al principio.

– ¿Qué entregarás? Estos pueden ser elementos físicos como libros en papel o una copia lista para la cámara, o pueden ser archivos electrónicos. Vale la pena elaborar un cronograma de entregables que detalle los artículos físicos que entregará y cuándo se entregarán. Recuerde, para cada publicación que vaya a producir, deberá especificar el formato de entrega, la especificación o el estándar en el que se redactará y un resumen o sinopsis del contenido de la publicación, incluida alguna indicación de la profundidad del tratamiento que su descripción y el texto procesal tendrá. Todo esto es para evitar esa ambigüedad asesina más adelante cuando desea que su cliente acepte la entrega.

– ¿Qué necesitarás para poder entregar? Esta podría ser la fuente de datos técnicos en la que necesita basar su salida, o puede ser un software especializado que su cliente haya aceptado proporcionarle para usar en el proyecto. Estas son tus dependencias. Puede haber una gran cantidad de dependencias que no son obvias de inmediato y que no siempre son responsabilidad de su cliente. Por ejemplo, si necesita una guía de estilo para cumplir; de donde lo conseguirás ¿Quién proporcionará la verificación técnica de su salida? Para ayudar con esto, es una idea enumerar todas sus dependencias y para cada elemento enumerar de quién es la responsabilidad, en qué punto del proyecto necesitará tenerlo disponible para usted y un Descripción del impacto de no haber cumplido la dependencia a tiempo.

– ¿Qué riesgos corre? Haga una lista de todos los riesgos a los que se expone al asumir el proyecto. No todos los riesgos estarán relacionados con el proyecto, pero pueden ser riesgos secundarios que afecten a otros proyectos como resultado de que usted asuma el nuevo. Los riesgos son incidentes que, si se realizan, tendrán un impacto negativo en el costo, el nivel de calidad o el cronograma de su proyecto. Utilizando la lista, revise cada uno de los riesgos y decida qué impacto tendrá cada uno en términos de costo, calidad y tiempo, cuál es la probabilidad de que ocurra y qué puede hacer para mitigar cada riesgo. Si es un riesgo grave con una alta probabilidad de ocurrencia, podrá determinar si necesita incluir más en su precio.

Todos estos enfoques son técnicas básicas de planificación de gestión de proyectos que muchos escritores técnicos, especialmente los freelancers, no abordan al planificar y cotizar nuevos trabajos. Al planificar adecuadamente, puede asegurarse de limitar su exposición potencial a un mal proyecto y aumentar la satisfacción de su cliente al mismo tiempo.

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