Documentar los procesos de su negocio es esencial para la calidad de las operaciones a largo plazo y es parte de la planificación básica necesaria para garantizar que, en caso de un desastre, pueda volver a encarrilarse rápidamente. No es necesario que sea una tarea compleja y, si bien un autor técnico puede minimizar algunos de los dolores de cabeza, cualquiera puede hacerlo si sigue estos seis simples pasos.

Obtener alto nivel

Antes de escribir un documento complejo, comience por trazar el proceso de imagen general: me gusta usar papel de rotafolio en la pared para esto, pero puede usar cualquier herramienta con la que se sienta cómodo. No entre en detalles, está buscando identificar los pasos, no el “cómo” en esta etapa. Si no está familiarizado con el proceso, reúna a las partes que actualmente realizan la función de manera conjunta y obtenga un “volcado de información” sobre usted. Una vez que todos acuerden que tienen el esquema cubierto, pueden seguir adelante.

Obtener gráfica

No se apresure a escribir los detalles, primero haga un mapa de su proceso de alto nivel usando algún software de diagramas de flujo (si su organización no se lanzará a Visio, hay un paquete gratuito de diagramas de flujo bastante bueno que viene con OpenOffice, “Draw” y es gratis). Si bien existen convenciones específicas para los diagramas de flujo, no son obligatorias y, si no está familiarizado con ellas, use las casillas que tengan sentido para usted y su equipo.

Orientarse a la tarea

Ahora asigne las tareas en detalle, cada tarea debe definirse completamente con el “propietario” identificado junto con las escalas de tiempo y cualquier otra entrada necesaria. Debe incluir los casos de falla en los que las tareas anteriores no se hayan realizado correctamente y qué acción se debe tomar en estos casos. Una simple estructura de mesa está bien para esto.

Obtener visual

Siempre que sea posible, tome algunas imágenes para acompañar las palabras, para capturas de pantalla y similares. Es una herramienta excelente, pero si no puede controlarla, MS Paint funciona bien para la captura de pantalla (presione el botón PRTSC y luego pegue la imagen en Pintar). Las personas encuentran los elementos visuales mucho más fáciles de seguir que un flujo de texto, pero no exageres, también debes incluir una explicación de cada imagen.

Consiga complejo y simple

Si su proceso tiene opciones de opción múltiple (diferentes rutas), asegúrese de identificar cada paso claramente y resalte las partes mediante el uso de convenciones de nombres y punteros en su texto para asegurarse de que sean fácilmente identificables.

Incluir consejos y sugerencias

Si hay más de una forma de hacer algo en su proceso, incluya algunas notas o “sugerencias útiles” que detallan estas. Por ejemplo, si va a escribir un proceso para guardar un registro en una base de datos, a menudo hay una opción de “Menú Archivo, luego haga clic en Guardar” y “haga clic en el icono Guardar en la barra de herramientas” también. No dejes de lado los detalles.

Escribir un proceso es una tarea comercial clave, pero no tiene que ser muy complicado, solo manténgalo simple e incluya solo lo que necesita para que funcione y siga estos consejos para garantizar la mejor documentación.

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