El término “TL; DR” (demasiado largo; no se leyó) es demasiado popular en línea, y descubrirá que también está muy extendido en su oficina. Si sus ojos se ponen vidriosos en largos bloques de texto, entonces tenga la seguridad de que sus lectores tienen el mismo problema cuando reciban sus notas de largo aliento. ¿Cómo puedes expresar tu punto mientras dices todo lo que necesitas decir? ¡Todo lo que necesita hacer es hacer dos preguntas y luego escribir con SAS!

Pregunta # 1: ¿Quién es mi audiencia?

Antes de comenzar a escribir cualquier cosa, siempre, considera cuidadosamente lo que estás escribiendo. Aquí hay una pista: no eres tú. Cada nota tiene un público objetivo que debe estar claramente definido. Considere las variables, como el departamento en el que trabajan, lo que es importante para ellos y cómo lo que va a transmitir los afectará. Sacarte completamente de la ecuación y hablar con ellos.

Pregunta # 2: ¿Qué quiero que haga mi audiencia?

¿Cuál es la intención de su memo? Típicamente, es que el lector debe hacer (o dejar de hacer) algo específico. Si escribe el propósito de su memo y toma más de 10 palabras, entonces no está claro en su intención. Limítelo hasta que quede claro para cualquiera y para todos.

Escribir con SAS – Singular, Active, Simple

Ahora que se ha concentrado en su audiencia y en los logros que desea, está listo para escribir el cuerpo de su nota. Para que su mensaje sea leído y comprendido, debe escribir con SAS.

Singular

No lo odies cuando elaboras cuidadosamente un memo que contiene toda la información, y luego el siguiente desfile de preguntas y respuestas comienza con la gente que hace las mismas preguntas una y otra vez, aunque esas mismas preguntas fueron respondidas dentro del mismo memo. ? ¿Qué pasa con estas personas?

No hay nada de malo en tu audiencia. Hay algo mal con su enfoque. Debes hacer tu mensaje singular. Cuando coloca demasiadas ideas en un solo lugar, puede causar parálisis por análisis. Simplemente hay demasiado para asimilar, por lo que sus lectores se cierran.

Vuelve a tu intento. Concéntrese en una cosa a la vez. Claro, puede tomar más de una nota corta, pero eso es mejor que esa nota de una novela que nadie leerá. Utilice todas las herramientas a su disposición: resúmenes, viñetas, gráficos, incluso fuentes y colores. Recuerda, tienes varios estilos de aprendizaje y tipos de personalidad que debes abordar.

Una vez que haya definido su mensaje único, asegúrese de estar activo, en lugar de pasivo.

Activo

Voz pasiva significa que intercambias el objeto de una oración y lo conviertes en el sujeto. En otras palabras, las cosas son hacer que se les hagan cosas, en lugar de que alguien realmente haga algo.

El lenguaje pasivo es torpe y evasivo. Parece que estás tratando de salirse con la suya llorando o, al menos, estirando la verdad (se cometieron errores).

El lenguaje activo le dice a la gente exactamente lo que sucedió, está sucediendo o sucederá. Se suma a su credibilidad y es más fácil de entender. Normalmente es menos prolijo (encontré el error y solucioné el problema).

Sencillo

¿Por qué usar palabras extravagantes que levantan el meñique cuando podrían reemplazarse fácilmente por palabras que significan lo mismo y usan menos tinta, espacio en la página y / o poder mental? No hay vergüenza en mantenerlo simple. Solo hace que tu escritura sea más legible.

En lugar de usar estas palabras:

  • Afirmativo
  • Por consiguiente
  • Indicar

Usa estos:

  • Ese
  • Show

En lugar de sonar condescendiente y grosero diciendo: “Se las arreglaron para hacerlo”, simplemente dicen: “Lo hicieron”.

Dos preguntas y algo de SAS

Una vez que haya definido claramente su audiencia y su intención, escribir un memo que sea singular, activo y simple se hará de forma natural. ¡Tu mensaje será más efectivo y tus lectores te lo agradecerán!

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