El ámbito empresarial moderno es maravillosamente diverso y se mueve a un ritmo terriblemente rápido. Cuando necesite enviar un mensaje a su equipo o a la compañía en general, puede sentirse tentado a enviar un correo electrónico, pulsar “Enviar todo” y luego llamarlo un día. ¿Pero es el correo electrónico la forma más efectiva para su mensaje? Primero contesta las siguientes siete preguntas, y luego puedes contestar esta.

# 1 ¿Qué tan rápido necesita una respuesta?

Si está buscando respuestas inmediatas para preguntas relativamente simples, el correo electrónico es el mejor medio. Los que tienen más probabilidades de responder son aquellos que tienen la respuesta a su alcance. Aquellos que ignoran sus correos electrónicos no habrían respondido de todos modos.

# 2 ¿Cuál es su legado?

Si está enviando una actualización, un recordatorio o un check-in, entonces un correo electrónico es definitivamente el camino a seguir. Si está compartiendo una propuesta o informe detallado, actas de reuniones, cambios de política o instrucciones que su audiencia pueda necesitar revisar, un correo electrónico no es la mejor opción. Muchas personas leen y luego inmediatamente eliminan sus correos electrónicos, así que use un medio más permanente para las cosas que necesitan vivir.

# 3 ¿Cuáles son las consecuencias?

Si el mensaje que debe entregar implica cambios y consecuencias graves, entonces es mejor que sea más formal. Con una nota, tiene un formato específico, incluido el membrete de la empresa, la fecha, la lista de destinatarios y las fechas de edición.

# 4 ¿Están involucrados los gráficos / visuales?

El correo electrónico puede ser un poco complicado cuando hay gráficos, gráficos o incluso solo puntos. Las horas que pasó formando el correo electrónico perfecto pueden perderse cuando sus lectores están en diferentes plataformas. Fuera del edificio, hay pocas posibilidades de que todos los destinatarios utilicen el mismo navegador web, y mucho menos el mismo programa de correo electrónico. Una gran cantidad de direcciones de correo electrónico simplemente se reenvían al cliente de correo electrónico preferido del usuario. Muchos destinatarios leen sus correos electrónicos en sus teléfonos o tabletas. La mejor manera de asegurarse de que toda su audiencia pueda ver todo el formato deseado es escribirlo en forma de nota y guardarlo como archivo pdf. Este archivo es como una imagen que puede leerse universalmente en la mayoría de las plataformas.

# 5 ¿Será impreso?

Esto detalla en la pregunta anterior. Si es así, entonces desea que sus lectores lo más fácil posible para presionar ese botón de impresión, así que use una nota. Si no, despida ese correo electrónico.

# 6 ¿Qué tan sensible es la información?

Incluso con las exenciones de responsabilidad después de su firma, un correo electrónico se reenvía rápida y fácilmente. Si está discutiendo información de propiedad exclusiva, datos del cliente o cualquier cosa que pueda afectar a la empresa en su conjunto, puede ser mejor tener un rastro real en papel. Un avance o respuesta inocente puede causar daños irreparables. Considere cómo la información podría dañar o ayudar a sus competidores y cuáles son las probabilidades de que cualquier parte de su comunicación se pueda tomar fuera de contexto. Es difícil, en el mejor de los casos, controlar completamente a la audiencia a la que llega un correo electrónico. La información sensible se comparte mejor en un medio más formal y controlado.

# 7 ¿Dónde está mi audiencia?

Si debe enviar algo a un montón de personas en diferentes lugares, entonces el correo electrónico es, con mucho, el más económico. Si cumple con todos los criterios para una correspondencia más larga o más formal, considere un híbrido: una breve explicación por correo electrónico con un archivo adjunto en pdf de (o un enlace a) la nota.

¡Ya lo sabes!

Al responder las siete preguntas anteriores, puede juzgar la mejor manera de enviar la información que debe enviarse. Vea mis otros artículos sobre cómo escribir de manera más efectiva para audiencias diversas.

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