Si está buscando mejorar el proceso de creación y mantenimiento de su redacción técnica, utilizar la administración de contenido XML es un método inteligente para lograr este objetivo.

XML significa Extensible Markup Language y es una forma de agilizar la creación y gestión de la redacción técnica de su organización. Al permitir que los usuarios desarrollen procedimientos fácil y rápidamente, junto con la reutilización de los existentes, proporciona un método simple de aprobación y flujo de trabajo que permite un proceso de publicación mucho más eficiente.

Puede que todo esto esté bien, pero mi compañía o empresa no tiene el conocimiento técnico para implementar esto, ¿qué podemos hacer?

Utilizando a los expertos.

Sin la experiencia y el conocimiento en el uso de la gestión de contenido XML u otro sistema similar, las organizaciones y los individuos a menudo intentan implementar uno lo suficientemente competente como para realmente ayudar con su proceso de redacción técnica.

Aquí es donde es una buena idea contar con la asistencia de un experto en el campo, y si elige un equipo que posee una gran experiencia trabajando en la industria de la escritura estructurada, podrá ayudarlo a implementar un nuevo sistema basado en XML. sistema, al mismo tiempo que ayuda a capacitar a los usuarios y al personal en los niveles requeridos individualmente.

Beneficios: Reutilización de contenido.

Mejorar la productividad al reutilizar el contenido anterior es uno de los principales beneficios de usar la administración de contenido XML, particularmente cuando se trabaja con redacción técnica, como políticas y procedimientos.

Al crear una única fuente de contenido, puede actualizar la copia maestra de sus políticas y procedimientos, por ejemplo, y esto se replicará en cada uno de los otros documentos y archivos que usan y muestran esta información.

Como un ejemplo adicional, si una de las políticas para su empresa cambia, como una exención de responsabilidad que se envía a los clientes, al editar esto en el único documento de origen, se actualizará automáticamente en todos los demás documentos que contengan esta información.

Beneficios: Metadatos

Al crear políticas y procedimientos puede ser un proceso extremadamente lento para que los usuarios naveguen y encuentren los correctos que buscan. En particular, si se encuentra en una gran organización, la búsqueda de cientos de documentos no es un escenario ideal.

Al usar metadatos, los usuarios pueden buscar con mucha más facilidad y eficiencia, lo que les permite encontrar las políticas y los procedimientos correctos en mucho menos tiempo.

En resumen

Muchas empresas y organizaciones están descubriendo que una vez que entienden cómo la administración de contenido XML puede ayudar con su documentación técnica, ha hecho una diferencia considerable en la eficiencia y la racionalización de su proceso de contenido.

Involucrarse con una empresa con experiencia en el campo allana una ruta de fácil acceso hacia la administración de contenido XML para su negocio. Entonces, ¿por qué no explorar XML y con qué facilidad puede ayudarlo con sus demandas de administración de contenido?

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